U denkt misschien: wat een rare titel is dat, 365 9ffice voor bedrijven. Dan hebt u gelijk, natuurlijk is het geen 9ffice, maar office. Echter, omdat de “9” en de “o” erg dicht bij elkaar zitten op het toetsenbord, wordt bij zoekopdrachten nogal eens 9ffice getypt in plaats van office. Om ervoor te zorgen dat u deze tekst toch vindt (en hopelijk leest) is deze titel gekozen. En dan nu, na deze toelichting, verder met waar het daadwerkelijk om gaat: 365 office voor bedrijven.
Wat s het verschil tussen Microsoft Office en Office 365?
Natuurlijk bent u bekend met Microsoft Office. Microsoft is het grootste ICT softwarebedrijf ter wereld en daarom kun je niet om hen heen. Tegenwoordig kan men het officepakket op twee manieren aanschaffen (zowel particulier als voor bedrijven). De ene manier is Microsoft Office: een eenmalige investering die om de zoveel jaren vervangen moet worden. De andere is Microsoft Office 365: een abonnementsservice waarbij de applicaties in het pakket, zoals o.a. Word, Excel en PowerPoint automatische updates krijgen. Als zakelijk bedrijf weet u met Office 365 waar u aan toe bent qua kosten en een investering om de zoveel aantal jaren is niet meer nodig. Daarbij biedt Microsoft de mogelijkheid om te kiezen uit verschillende abonnementen naar behoefte.
Wat kun je zoal met Office 365?
Kijkt men puur naar de mogelijkheden die de applicaties Word, Excel en PowerPoint te bieden hebben, dan is het verschil op zich niet heel groot. Daarbij moet dan wel worden opgemerkt dat dit alleen opgaat met de vergelijking met het laatste officepakket (dus niet office 365). Office 365 wordt immers altijd naar de laatste versie geüpgraded en kan om die reden alleen vergeleken worden met de laatste Microsoft Office. Een belangrijk verschil is echter dat Office 365 cloud based is. Dat wil zeggen dat uw medewerkers tegelijkertijd aan documenten kunnen werken. Daarbij is bij een Office 365 abonnement ook opslag in de cloud inbegrepen.
Is er een cursus nodig voor Office 365?
Op zich is Office 365 in gebruik niet veel anders dan Microsoft Office. Echter, uit de praktijk blijkt dat gebruikers van Office (ook 365) vaak niet alle mogelijkheden benutten die dit krachtige pakket te bieden heeft. Zo wordt bijvoorbeeld in Word de opmaak (gebruik van koppen) niet juist gebruikt en krijgt men het daardoor niet voor elkaar om goede inhoudsopgaven te maken. Of men kent het gebruik van building blocks onvoldoende en typt daarom regelmatig dezelfde stukken tekst opnieuw, wat niet efficiënt is. Ook het opmaken van slides in PowerPoint laat soms te wensen over. Misschien hebt u weleens een meeting meegemaakt waar de getoonde presentatie veel te wensen overliet. Maar vooral op het gebied van Excel is veel winst te behalen. Want deze applicatie heeft ontelbare mogelijkheden.
De mogelijkheden van Excel
Helaas wordt door de meeste mensen Excel gebruikt voor simpele berekeningen of lijstjes. Vaak vindt men het zelfs “een beetje eng” om onbekende mogelijkheden van het programma uit te proberen. Terwijl juist die mogelijkheden het ten eerste de mensen gemakkelijker maakt door bepaalde zaken te automatiseren en ten tweede meer kennis zorgt voor professionelere en dus betere rapportages. Wanneer men bijvoorbeeld weet hoe formules te gebruiken, kan men zich tijd en moeite besparen door het moeilijke werk door de PC te laten doen. Ook het maken van grafieken is een functie die vaak wordt gevraagd, maar met onvoldoende kennis niet goed kan worden uitgevoerd. Dergelijke functies kunnen al in de basistraining worden geleerd. Gaat men verder, dan kan men leren met draaitabellen te werken, hiermee kunnen gegevens worden samengevat, geanalyseerd en gefilterd. Wanneer men Microsoft Power Bi wil gaan gebruiken, dan is deze kennis gewenst. Over Power Bi volgt hieronder in deze tekst meer informatie.
Ook het gebruik van voorwaardelijke opmaak is een handige functie, hiermee kan men – zoals de naam al zegt – opmaak toekennen als die aan bepaalde voorwaarden voldoet. Stel u bijvoorbeeld voor dat u in één oogopslag wilt zien in welke maanden de beoogde verkoopaantallen zijn behaald. Dat kan met voorwaardelijke opmaak.
Wanneer men een Excel cursus voor gevorderden heeft gevolgd, kan men al heel goed met dit programma werken. Maar natuurlijk valt er altijd nog te leren en wanneer er behoefte aan is, kan er van een gevorderde Excelgebruiker een expert worden gemaakt.
Microsoft Power Bi
Excel is de beste applicatie om alle managementinformatie te be- en verwerken. Wilt u deze informatie echter op een professionele manier visualiseren en analyseren, dan is Power Bi de aangewezen applicatie. Hiervoor is echter kennis van Excel nodig op gevorderd niveau, omdat er dan bijvoorbeeld in Excel draaitabellen moeten worden gemaakt. Daarom is het een logische keuze om een Power Bi cursus te laten volgen op een Excel cursus voor gevorderden.
Meer informatie?
Deze tekst is slechts bedoeld ter informatie en oriëntatie. Als u meer gedetailleerde informatie wilt over de inhoud van de trainingen en de mogelijkheden (zoals klassikaal, online of in company training, etc.), dan kunt u het beste contact opnemen met een goed trainingsinstituut.
Bekijk onze blog marketing website voor meer van dit soort artikelen/blogs.
